Carla Hebels deed dit voorjaar (2011) de vergadertraining voor gespreksleiders. Tot grote tevredenheid van haarzelf en de kring die ze voorzit. ‘Ik heb meer grip op wat er gebeurt.’

Sociocratisch gespreksleider zijn vraagt extra vaardigheden dan een doorsnee voorzitterschap van een vergadering. Je bent minder een beslisser en meer een procesbegeleider die de vergadering leidt naar besluiten. Zo worden die beter, en committeert men zich daadwerkelijk aan de uitvoering.
Het is goed bij die nieuwe rol stil te staan en hem te oefenen in het bijzijn van een zeer ervaren gespreksleider.

Carla Hebels deed dat. Ze werkt bij Yulius Onderwijs, als teamleider ambulante schoolbegeleiding ten behoeve van scholieren met onderwijsbelemmeringen als gevolg van psychiatrische problemen. Ook is ze gespreksleider van het managementteam (de MT-kring). Toen ze gekozen werd, werkte Yulius circa een half jaar met de SKM, de MT-kring had net scholing gehad van een SKM-adviseur.

Voor veel verantwoordelijk
Hebels: ‘Voordat ik de cursus deed, voelde ik me als gespreksleider voor heel veel verantwoordelijk. Binnen de tijd blijven, de agenda helemaal afwerken, meteen het goede voorstel formuleren na een meningsvormende ronde: ik nam het allemaal op me. Het leken míjn vragen en problemen, en minder die van de kring; zo ervoer ik dat.’

Mét de kring, niet vóór de kring
‘Dankzij de cursus weet ik: een gespreksleider hoeft dat niet allemaal op zijn schouders te nemen. Je moet die dingen signaleren en in de kring brengen. Zie je dat we de agenda niet gaan redden? Stel dat aan de orde en vraag consent voor een oplossing. Dat kan langer doorgaan zijn, of de agenda beperken, of nog iets anders. Maar los het op mét de kring, niet vóór de kring.’

Signalen oppikken
‘Ik heb ook geleerd meer op signalen van kringleden te letten. Te zeggen: “Ik zie bij jou ongeduld, klopt dat?” Dan kunnen ze zeggen wat ze op hun hart hebben en gaat dat mee in de overwegingen van de kringleden. Met andere woorden: ik betrek mensen nu meer bij het proces. Dat is ook een gevolg van mét de kring werken in plaats van vóór de kring werken.

Agenda vaststellen
‘De cursus was zeer praktijkgericht. De dagelijkse agenda stelden we vast met consent, meteen een goede oefening voor ieders eigen vergaderingen. Zo konden we checken: hoort dit punt hier thuis? Van mijn eigen MT weet ik dat we het ook over uitvoeringszaken hebben, en dat hoeft niet. We zitten juist bij elkaar om het over beleid te hebben.
Ik ben ook gespreksleider geweest in de cursus. Dat hoefde voor mij eerst niet zo, ik dacht: ik leer meer door te zien hoe anderen het doen. Maar het ervaren van de tijdsdruk als gespreksleider, en het gesprek leiden, waren enorm leerzaam. Tussendoor laste de cursusleider af en toe een time-out in: “Je doet nu dit en dit. Daar wil ik graag iets over zeggen.” En dan sloeg hij met zijn opmerking de spijker op zijn kop.’

Het werkt!
‘Sinds de cursus heb ik bij Yulius een MT-kring voorgezeten. In de slotronde zegt iedereen dan ook wat over jou als gespreksleider. Het was heel grappig: ik kreeg te horen dat men het een heel fijne vergadering had gevonden. “Je zat op het puntje van je stoel”, zei iemand. Eerder had men gezegd dat ik wel daadkrachtig was, maar dat het tempo hoger mocht. Dat was nu het geval. Dit keer had ik me ook heel alert gevoeld. Ik had meer grip op wat er gebeurde, juist door zaken los te laten.’

Kwaliteit van besluiten
‘We hebben sinds de cursus dus wel degelijk beter vergaderd. Niet dat de MT-kring méér besluiten heeft genomen dan eerst. Maar het verloop was evenwichtiger: alles wat we deden, kreeg de tijd die daarvoor nodig was. Dankzij de cursus kon ik het gesprek op die manier leiden.’

Ook een effectievere gespreksleider worden? Doe dan mee aan de training gespreksleider van het SCN. Heeft u de basiscursus SKM al gevolgd? Dan kunt u het cursusdeel overslaan en direct deelnemen aan de intervisie.