Vergaderingen met een kop en een staart, met een heldere structuur, duidelijke besluiten en de veiligheid voor het te berde brengen van creatieve ideeën. Dankzij deze SKM-tips gaat dat een stuk makkelijker.

In weerwil van wat velen denken: vergaderingen zijn wel degelijk belangrijk. Zonder vergaderen samenwerken kost meer tijd dan mét. De beleidsvergadering is de plek waar de informatie die op verschillendee plekken in  de organisatie bekend is, kan worden gedeeld. Waar de creativiteit van de organisatie zijn beslag krijgt in besluiten. Hier kunnen alle ideeën uit de wandelgangen serieus besproken worden.

Gebruik vergadertijd dus zo effectief mogelijk. En structureer vooral je besluitvorming. Dat maakt overzichtelijk wat je besluit, en je doet het in minder tijd. En, iets wat ook voor flink wat lucht kan zorgen: kies een andere gespreksleider dan je leidinggevende. Dan spreken kringleden vrijer, is de ervaring. Want ook al is iedereen gelijkwaardig bij de consentbesluitvorming, iemands positie in de lijnstructuur kan toch doorwerken in de kring.

Voorbereiding
Bereid vergaderingen goed voor. Ideeën die al eerder circuleerden, in de wandelgangen bijvoorbeeld, moeten op papier staan. Dan kunnen mensen er vóór de vergadering echt over nadenken. Ook andere informatie die nodig is om tot besluiten te komen, wordt aangeleverd. Die stukken krijgt iedereen natuurlijk een werkdag of vier van tevoren, dan is er ook tijd om ze te lezen.

Rondes doen wonderen
Tijdens het vergaderen zijn de rondes, waarin ieder kringlid om de beurt het woord heeft, essentieel. Zo hoeft er geen aandacht verloren te gaan door het gevecht om aan het woord te komen, en kan iedereen in alle rust luisteren naar wat zijn collega’s te berde brengen. Bovendien komen zo ook mensen aan het woord die doorgaans wat stiller zijn in een groep.

Beeldvorming
Om het overzichtelijk te houden, zijn er verschillende soorten rondes. De beeldvormende ronde komt aan het begin van een agendapunt. De indiener van het punt geeft een toelichting, kringleden kunnen vragen stellen. Let op: meningen zijn nog niet aan de orde, discussie evenmin! Het gaat om verduidelijking van het onderwerp, om te voorkomen dat een eindeloze discussie ontstaat omdat niet iedereen hetzelfde verstaat onder het onderwerp. Aan het eind geeft de gespreksleider een samenvatting.

Meningsvorming
Wat vinden we van het voorstel? Vooral als het om een controversieel agendapunt gaat, is het belangrijk dat in de meningsvormende ronde iedereen om de beurt praat. Zo worden de standpunten duidelijk. Als de gemoederen hoog oplopen, kan de gespreksleider de gemeenschappelijke doelstelling onder de aandacht brengen. Dat stimuleert tot nadenken over een oplossing die voor iedereen acceptabel is, in plaats van alleen het eigen stokpaardje te berijden.
Ook hier sluit de gespreksleider af met een samenvatting. Discussie daarna is ook weer mogelijk, dat kan zonder rondes.

Besluitvorming
Op basis van de samenvatting van de meningsvormende ronde formuleert de voorzitter een voorstel. Daar vraagt hij consent voor aan de vergadering.
Hier is het opletten geblazen. Het gaat om het komen tot een oplossing waar iedereen mee kan leven. Dat hoeft niet per se precies te zijn wat jij in je hoofd had. Als je het maar kunt uitvoeren, praktisch gesproken dan. Als bezwaar noemen dat je een andere oplossing ‘beter’ vindt, is dus niet de bedoeling. Heb je overwegende bezwaren, dan formuleer je die natuurlijk wel. Dan volgt daar een gesprek over en kan de voorzitter het voorstel aanpassen.