TRANENDAL

Huilen in de vergadering? 5 tips om ermee om te gaan

Vergaderingen, we houden ze graag zakelijk. Je zit bij elkaar voor je werk. Lachen mag best, graag zelfs. Maar tranen? Dat is schrikken. Het gesprek stilleggen, het onderwerp laten rusten, het zijn allemaal manieren om met een grote boog om het pijnpunt heen trekken.

Leestijd: 2 minuten

Foto door Karolina Grabowska via Pexels

Tranen zijn een intense meting
Maar als je het ongemak kunt verdragen dat veel mensen voelen bij tranen, en al helemaal op het werk, kun je er ook je voordeel mee doen. En dan bedoelen we niet emotionele chantage (‘ik ga nu huilen, dan krijg ik mijn zin’).

Want die tranen kun je ook zien als een verdichte meting. Iemand zegt heel veel tegelijk, in een heftige samenvatting als het ware, een diepe emotionele reactie. Als hij tot rust is gekomen, kan hij die tranen voor je decoderen, het verhaal erachter vertellen. Dan zijn tranen geen slot meer op je vergadering. Ze worden een sleutel tot een verder gesprek.

Huilt iemand? Dat is niemands schuld
Als iemand begint te huilen, hoef je je als team niet meteen schuldig te voelen. Die tranen zeggen dat aan iemands grenzen is geraakt. Je hoeft ook niet meteen te gaan invullen, à la ‘het komt vast door wat ik heb gezegd’, of ‘je zit zeker even niet zo lekker in je vel’. Laat diegene zelf vertellen waar de tranen vandaan komen. Dat kan hij of zij meestal best, na een korte pauze.

Strenge hoofdmeesteres
Neem de leerkracht die ooit in een teamvergadering begon te huilen. Aanleiding was een voorstel om nadat de klassen naar huis waren, nog anderhalf uur op school te blijven. Dan konden leerkrachten bij elkaar binnenlopen voor overleg, om dingen te bespreken.

Terwijl ze zat te snikken, zei de haar collega, die het voorstel had bedacht: ‘O, ik zie het al, laat maar zitten.’

Maar wij wilden graag weten wat voor informatie er achter de tranen zat. Wat bleek? In haar eerste baan moest deze leerkracht verplicht op school blijven tot zes uur. Al die tijd zat ze te duimendraaien, maar naar huis mocht ze niet van de hoofdmeesteres. Ze had zich heel naar en onvrij gevoeld, en wilde dat nooit meer meemaken. En dan nu wéér verplicht op school blijven? Dat ongelukkige gevoel van toen kwam in alle hevigheid terug.

Beter voorstel dankzij tranen
Het team had alle begrip. ‘O, maar ik wil ook niet duimendraaien en zinloos op school zitten!’ ‘We missen het contact onderling, dat willen we mogelijk maken.’ ‘Als we in een uur klaar kunnen zijn, is het ook goed. Beter zelfs.’

Al pratend werden criteria aan het voorstel toegevoegd. Een proefperiode, en tussentijds kon er worden bijgesteld als dat nodig was. Daar kon de dame in kwestie prima mee leven. Achteraf was iedereen blij dat ze met zijn allen even in het tranendal waren gedoken in plaats van het voorstel in te trekken. Het besluit was er beter van geworden, er was volledig draagvlak voor.

Bovendien had het gesprek tijdwinst opgeleverd: het hoefde niet nog eens op de agenda. Én het ongemak in de groep was de wereld uit.

TIPS voor een duik in het tranendal

  1. Komen de waterlanders? Pauzeer even, gun diegene wat rust, zorg voor een glaasje water of iets anders kalmerends.
  2. Stel voor de geëmotioneerde persoon even over te slaan en door te gaan met de ronde, en dan als laatste bij diegene terug te komen.
  3. Diegene vertelt wat er achter de tranen zit. Het liefst vertelt die persoon dat dus zelf.
  4. Andere kringleden kunnen vragen stellen en reageren in een ronde. Kwamen de emoties los over een voorstel, dan komen ze waarschijnlijk al met suggesties voor aanpassingen.
  5. Vraag consent voor het aangepaste voorstel.

Deze tips kun je natuurlijk ook gebruiken bij andere heftige emoties tijdens de vergadering.

Omgaan met heftige emoties in vergaderingen? In onze training leer je als gespreksleider het gesprek in je kring gaande te houden, ook bij tranen en ruzies. Je oefent met de tools waarmee je als team de spanning kan omzetten in oplossingen en krijgt feedback van onze ervaren gespreksleiders. Zo help je je team bij het verbeteren van onderlinge relaties én bij het nemen van betere besluiten. Interesse? De training Sociocratisch leiden van vergaderingen start op 8 september.

Ben je al gespreksleider en wil je je vaardigheden verdiepen? Dat kan in onze intervisiebijeenkomsten. De eerstvolgende bijeenkomst is op 15 september.