Susan Kroes (links) en Sandra Lentfert

Uit de praktijk

Laat je medewerker voorzitten

Je eigenlijke werk, leidinggeven, doe je beter als je het voorzitten van vergaderingen aan een ander overlaat. Niet meer de tijd in de gaten hoeven houden, maar je helemaal concentreren op de inhoud. Directeur Sandra Lentfert vindt het heerlijk.

Sandra Lentfert is sinds 2 jaar directeur van basisschool Harry Bannink in Enschede, onderdeel van Consent Scholengroep. Ze geeft leiding aan een team van 25 mensen. Maar een teamoverleg zit ze maar zelden voor. ‘Ik ben heel blij dat Susan dat doet.’ Susan, dat is Susan Kroes, leerkracht voor groep 1 en 2. Lentfert en Kroes zetten de voordelen voor leidinggevende en team op een rij. Ze baseren zich op een jaar of 10 ervaring met deze rolverdeling in hun team.

1. Je kunt je als leidinggevende helemaal concentreren op de inhoud

Sandra Lentfert: ‘Als je een vergadering in goede banen moet leiden, ben je heel erg bezig met de organisatie. Duurt een agendapunt niet te lang? Komt iedereen aan het woord? Daardoor kun je je minder concentreren op de inhoud.’

‘Doordat ik geen voorzitter ben’, zegt Lentfert, ‘kan ik me helemaal wijden aan de inhoud. Ik pak veel meer op van wat iedereen zegt. Ik zie beter hoe ze erbij zitten. Ik kan alerter reageren en een betere bijdrage leveren. Ik heb ook meer tijd om over die bijdrage na te denken.’

2. Teamleden voelen zich vrijer om te zeggen wat ze denken

Sandra Lentfert: ‘In de vergadering ben ik één met het team, en Susan leidt de vergadering. Dat maakt mijn eigen mening minder beladen, mensen richten zich er minder op. Er ontstaat meer ruimte voor de mening van iedereen. Zo hoor ik wat iedereen écht wil, in plaats van dat ze zeggen wat ik graag wil horen. En zo nemen we echt besluiten waar we als team allemaal achter staan.’

3. Je hebt als leidinggevende meer controle

‘Dat lijkt tegenstrijdig met het uit handen geven van de controle bij een vergadering’, zegt Sandra Lentfert lachend. ‘Maar een vergadering voorzitten zegt niks over je leiderschap. Als je als voorzitter mensen de kant op stuurt die jij in je hoofd hebt, heb je schijncontrole. Ze gaan je naar de mond praten, en dan krijg je ruis op de lijn. Uiteindelijk gebeurt dan niet wat er is afgesproken. Dan denk je dus dat je leiding geeft, maar je hebt geen controle over het proces. ’

Ze vervolgt: ‘Als je geen voorzitter bent, kun je ook bang zijn dat er iets besloten wordt waar jij niks in ziet. Misschien dat dat in andere vergaderingen weleens gebeurt, maar niet als je besluit met consent. Dat consent beschermt iedereen, en jou als leidinggevende dus ook. Heb jij overwegend bezwaar, dan moet je als groep een oplossing vinden voor die bezwaren. Het consent geeft je dus nog extra controle.’

4. Het is beter voor de verhoudingen in het team

Susan Kroes: ‘Als gespreksleider houd ik de tijd in de gaten. Praat iemand te lang, of breekt iemand in, dan kan ik best streng zijn: ‘Nu afronden graag’, of ‘Even wachten’ zeg ik dan. Als je directeur dat tegen je zegt, klinkt het meer als een standje, het is vervelender dan als je directe collega het zegt.’

In het begin vond ik dit trouwens wennen, nu gaat het me meestal goed af. Of ik het spannend vind mijn leidinggevende kort te houden? Haha, nee hoor. Ik ken haar al zo lang!’

Sandra Lentfert: ‘Ik kan verbaal best aanwezig zijn, Susan dimt me dan. ‘Nu even niet inbreken!’ zegt ze dan. Dat vind ik niet erg, nee. Op zulke momenten is ze de remmende factor, en dankzij die remmende factor boeken we vooruitgang.’

Susan Kroes: ‘Dat onze directeur het teamoverleg niet leidt, is ook om een andere reden goed voor de sfeer. Het team voelt dat als een blijk van vertrouwen. Dat vindt iedereen positief De sfeer is constructiever daardoor.’

Tot slot: als je dit eens wil proberen in je team, hoe begin je dan?

Susan Kroes: ‘Pols het team. Hoe staat dat ertegenover? Wij hadden een schooldirecteur die het graag wilde proberen. Dat was in het kader van een cultuurverandering in de hele organisatie. Het team wilde het ook wel proberen. Meteen ben ik toen met een collega op cursus gegaan, en toen zijn we begonnen. Dat is nu tien jaar geleden. Intussen is het onze cultuur geworden. Sandra is de derde directeur op rij die geen vergadervoorzitter is!’

Een teamlid als gespreksleider, het heeft voordelen voor team én leidinggevende. Ook op een makkelijke manier effectiever vergaderen, en ook nog de verhoudingen in het team verbeteren? Onze cursus voor gespreksleiders start op 20 september.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*