Hulp bij vergaderingen

Het wonder van de ronde

Het lijkt simpel, om de beurt praten in een vergaderrondje. Maar voor je het weet, heeft de makkelijkste prater in het gezelschap de boel weer overgenomen. Hoe leid je dat als gespreksleider weer in goede banen?

De rondes zijn een van de meest opvallende hulpmiddelen in de sociocratische kringvergadering. Iedereen praat om de beurt, en de gespreksleider houdt dat in de gaten. Dat lijkt makkelijk, maar dat is het lang niet altijd.

Sommige mensen vinden zo’n ronde saai, en dat laten ze de gespreksleider weten ook.

Anderen lukt het gewoon niet om mensen uit te laten praten, zo graag willen ze zelf vertellen wat ze van iets vinden.

Of ze praten zo lang dat er geen tijd over dreigt te blijven voor anderen. Laat staan voor het nemen van een besluit.

Wat je kunt doen om deze euvels te voorkomen, als kringlid én als gespreksleider, komt zo meteen. Eerst nog even waarom die rondes zo belangrijk zijn.


1. Een ronde verbetert de psychologische veiligheid

Hoe groter die veiligheid, hoe beter een team presteert. Als je zeker weet dat je je zegje kunt doen, luister je beter naar anderen. Want  als je de hele tijd zit te wachten op een gaatje om wat te zeggen, luister je maar half (of niet). Beter luisteren leidt tot beter begrip en betere samenwerking, en betere besluiten. Precies wat je als kring graag wil.


2. In een ronde verwerk je informatie beter

In de rust die een ronde schept, ga je onbewust aan de slag met wat anderen vertellen. Je verbindt die informatie met wat je zelf weet. Alleen zo kom je tot begrip voor elkaar en tot nieuwe ideeën. En daar zit je toch voor bij elkaar!

Van een goede ronde kunnen jij en je team dus behoorlijk profiteren. Maar niemand is perfect, dus ook in een ronde gaan weleens dingen mis. We zetten een paar moeilijkheden op een rijtje die we in onze praktijk regelmatig tegenkomen. Plus eerste hulp voor jou als kringlid, én voor jou als gespreksleider.


1. Gêne

Het barst in een sociocratische vergadering van de rondes. Kinderachtig vinden mensen dat soms. ‘Vroeger kon ik lekker praten, dat ging hartstikke goed. Nu moet ik wachten tot ik de beurt krijg. Niet spontaan’, vinden ze. Als gespreksleider kun je je daardoor bezwaard gaan voelen. Je kunt denken: laat die ronde maar zitten, ik heb er al zoveel gehouden.

Maar denken alle kringleden er zo over? Nee, is onze ervaring. Vaak zijn die blij dat ze niet meer om het woord hoeven vechten. ‘Jij rebbedepte altijd wel lekker door, maar de rest zat er stilletjes bij’, zei een kringlid bij een van onze klanten ooit, toen dit in een kringtraining aan de orde werd gesteld.

Als kringlid dat graag vrijer zou praten, kun je dit in gedachten houden: ook al heb jij deze structuur niet nodig, anderen wel. Dat  gun je ze toch wel?


2. Inbrekers

Daar is hij weer, de collega met het hart op de tong. Iemand zit nog midden in een zin, maar hij breekt plotseling in. Hij kán gewoon niet wachten. Soms heeft hij niet eens in de gaten dat hij dwars door iemand heen praat.

Hier kun je als gespreksleider ‘tegen-inbreken’, dat wil zeggen een duidelijk stop-teken geven. ‘Sorry dat ik je even onderbreek, ik zie dat dit onderwerp je aan het hart gaat. Schrijf het even op, dan raak je het niet kwijt tijdens het wachten tot jij het woord krijgt.’

Het vraagt wat moed om een enthousiasteling bij te sturen, maar het levert wel weer die rust op die je als team nodig hebt om creatief te worden.

Weet je als kringlid dat je tijdens het luisteren naar collega’s allemaal geniale invallen krijgt, houd dan pen en papier bij de hand en schrijf ze op.


3. De kras in de plaat

Sommige mensen herhalen zichzelf, of ze hebben veel woorden nodig om iets te zeggen. Tijdens het praten komen ze tot nieuwe ideeën, en dat doen ze dan in een ronde. Maar soms duurt dat zo lang, dan dreigt er niet genoeg tijd over te blijven voor andere sprekers, of zelfs andere agendapunten.

Je kunt als gespreksleider, voor je een ronde begint, aangeven hoeveel tijd voor dit agendapunt is gereserveerd. Daar heb je tijdens de voorbereiding naar kunnen kijken, en je kunt het natuurlijk altijd bijstellen als de vergadering anders loopt. Je collega’s aansporen in een paar zinnen hun zegje te doen, maakt duidelijk: houd het binnen de perken! Lukt dat toch niet, dan vriendelijk doch vastberaden zeggen: ‘Denk je aan de tijd?’

Herhalers kun je elegant helpen door hun woorden samen te vatten, checken of je dat goed hebt gedaan (het is gehoord! Het is niet onopgemerkt gebleven!) en vragen of dat alles is? Daarna kun je het woord geven aan de volgende.

Weet je als kringlid dat je lang van stof kunt zijn, kijk dan of je van tevoren alvast een paar steekwoorden op papier kunt zetten. Dat kan helpen je beknopt uit te drukken.


4. Het dwaallicht

De eerste twee zinnen die ze spreekt gaan over het onderwerp in kwestie, daarna slaat ze een zijpaadje en na nog een paar zinnen denk je: hoe zijn we híer beland? Het is zaak de afzwaaier weer bij het onderwerp te trekken.

Tip voor de gespreksleider: ‘Mag ik je even onderbreken? Ik hoor je dit en dit zeggen, wat is de relevantie daarvan voor het onderwerp? Want ik heb de indruk dat je al een stuk verder bent.’ Tip voor het kringlid: Je associatieve geest is een groot goed, maar probeer hem in een ronde even in toom houden.


5. Vragen kunnen altijd (sommige dan)

Een aantal verstoringen van de ronde hebben we besproken, maar ‘vragen stellen’ nog niet. Vragen zijn een geval apart. Een vraag over iets wat je niet snapt, of ter verduidelijking van een begrip, is altijd welkom. Daar kun je als gespreksleider ook tijdens een ronde even ruimte voor maken. Een vraag aan de spreker dan wel te verstaan, een verduidelijkende vraag.

Heeft je collega van een andere afdeling het over ‘grote projecten’, dan bedoelt hij misschien iets anders dan jij. Opheldering daarover  kan besluiten verbeteren (en soms jarenlange competentiestrijd tussen afdelingen beslechten, hebben we gemerkt).

Als gespreksleider is het verstandig ruimte te maken voor dit soort vragen. Die zorgen voor meer begrip en maken het makkelijker samen oplossingen te bedenken. Als kringlid: wees niet beschroomd zo’n vraag te stellen, hij kan een boel onrust bij je wegnemen en bijdragen aan een beter besluit.


Vrije ruimte is ook nodig

Ja, rondes zijn belangrijk. Maar een vergadering heeft ook vrije ruimte nodig. Om even te brainstormen bijvoorbeeld. Of als een paar collega’s anders tegen iets aan kijken. Dan kunnen ze best even met elkaar in gesprek, in een dialoog, en anderen kunnen aanhaken. Daarna kun je als gespreksleider weer een ronde houden: hoe kijkt de rest hiernaar? Dan trek je weer samen op.


Een live steuntje in de rug voor een effectievere vergadering

Tot slot. Elke ronde, elke vergadering, heeft zijn eigen dynamiek. Zijn eigen spanning. Dat vraagt telkens wat anders van een gespreksleider. Wanneer laat je iets lopen, wanneer corrigeer je? Je afwegingen vallen steeds anders uit.  Het is een kwestie van veel doen, van ervaring opbouwen.

Mensen gaan zelf met rondes aan de slag. Dat juichen we toe, maar we zeggen ook: vergis je niet, het is niet altijd makkelijk. We zouden het doodzonde vinden als je denkt: die rondes, die werken bij ons niet.

Want dat is als zeggen: auto’s zijn slecht want mensen rijden ermee tegen een boom. Je moet wel eerst kunnen rijden! En zo is het met die rondes ook.

Veel mensen die rondes gebruiken, hebben een training on the job gehad. Zij hebben van ons live een steuntje in de rug gehad. Zo zijn ze betere gespreksleiders geworden én hebben kringleden geleerd hoe je een ronde het beste kunt gebruiken. En natuurlijk hebben ze hulp gehad bij dat hele proces van verschillende meningen op elkaar afstemmen, van recht doen aan ieders inbreng. En dat is wat telt.

Want uiteindelijk zijn rondes een hulpmiddel, maar geen doel. Sociocratische vergaderingen draaien om gedragen besluiten nemen. Besluiten die je ziet zitten, waar je je schouders onder wil zetten.

Daar kunnen we je bij helpen. Met coaching on the job. En met cursussen. En met intervisie.

1 antwoord

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*