In 7 stappen effectiever online vergaderen

Veel mensen werken dezer dagen thuis, en nemen hun toevlucht tot online vergaderen. Dat is vaak nieuw en gaat met horten en stoten. Wij delen graag onze tips, gebaseerd op jarenlang ervaring met online vergaderen in onze internationale organisatie.

Leestijd: 2 minuten

Beeld: Mohamed Hassan (Pixabay)

Beeld: Mohamed Hassan (Pixabay)

Online vergaderen is vele malen handiger dan elkaar mailen. Mailend zit je in no time met een berichtenkluwen en een waaier aan meningen. Het voordeel van online met elkaar praten is dat je meteen kunt afstemmen, misverstanden snel uit de weg kunt ruimen en samen een besluit kunt nemen.

Maar online vergaderen heeft ook zijn gebreken. Grootste nadeel is dat je minder visueel overzicht hebt. Zelfs met videobeeld, mis je non-verbale informatie die je bij offline vergaderingen wél meekrijgt. Je ziet bijvoorbeeld niet altijd dat iemand het woord wil nemen op hetzelfde moment als jij, dus praat je vaker door elkaar. Ook is online de aandachtsspanne van deelnemers korter.

Met de heldere en strakke vergadertechnieken die sociocratische kringorganisatiemethode biedt, los je dit wegvallen van visuele informatie op. Ook kan je meer structuur aanbrengen en leiden naar gedragen besluiten. Als je eenmaal gewend bent aan de technische hulpmiddelen, kom je zelfs sneller ter zake dan offline.

  1. Zorg dat ieder hetzelfde stabiele vergadertool op zijn computer of tablet heeft geïnstalleerd.
    Een telefoon heeft een kleiner scherm en dat werkt minder makkelijk. Bij sommige vergadertools hoeft alleen diegene die uitnodigt, de moderator, het programma vooraf te installeren. Daarna volstaat het sturen van een link naar de andere deelnemers.Wij hebben goede ervaringen met Zoom. Daarin kan je vergaderingen inplannen en deelnemers uitnodigen. Tijdens de vergadering kan de moderator de microfoon of video van deelnemers aan- of uitzetten. Handig bij storende achtergrondgeluiden. En je kunt tijdens de vergadering chatberichten sturen, om bijvoorbeeld links te delen naar documenten. Ook kun je je scherm delen, bijvoorbeeld voor online presentaties. Hier vind je meer informatie over het downloaden en gebruiken van Zoom. Andere tools voor online overleggen staan hier.

    Welk platform je ook kiest, open de verbinding een kwartier tot een half uur voor de vergadering begint, zodat deelnemers hun camera, microfoon en internetverbinding kunnen testen. Anders gaat een deel van je vergadertijd hier aan op.

  2. Stuur van tevoren per mail een agenda. Behandel alleen agendapunten waar een bijlage bij zit.
    Bij online vergaderen is dit nóg belangrijker dan bij offline, omdat de aandachtsspanne bij online vergaderen korter is. Dat maakt het lastiger om ter vergadering nieuwe punten uitgebreid te presenteren. Doe dat daarom per mail.
    Maak gebruik van clouddiensten als Google Drive. Dan kunnen deelnemers tijdens het voorbereiden hun opmerkingen of vragen in een document plaatsen. Daar kan je als indiener van het agendapunt dan vast over nadenken.

  3. Benoem een ervaren gespreksleider, die is onontbeerlijk.
    Online is dat nog veel belangrijker dan offline, omdat online het visuele overzicht ontbreekt en je snel door elkaar gaat praten zonder goede gespreksleiding.

    In onze vergaderingen zijn de leidinggevenden trouwens geen gespreksleider. Leidinggevenden kunnen zich dan volledig concentreren op de inhoud. Bovendien bevordert het de betrokkenheid van alle deelnemers: zij voelen zich vaak vrijer om te spreken. Een ervaringsverhaal over deze rolverdeling tussen gespreksleider en leidinggevende staat hier.

  4. Gespreksleider, houd rondes. Laat de deelnemers één voor één aan het woord. Dat is heel belangrijk.
    Deelnemers zien immers niet altijd of iemand het woord wil nemen net als zij ook wat willen zeggen. En door elkaar praten zorgt voor onduidelijkheid, en kost tijd. Als de gespreksleider het woord geeft, kan diegene rekenen op de volle aandacht van de rest van de groep, door het vertrouwen dat je als luisteraar straks ook aan de beurt komt. Laat tijdens een ronde geen discussie toe. Toelichtende vragen mogen wel. Deze strakke structuur is vooral voor de dominante vergaderaars even wennen, maar uiteindelijk voelt iedereen zich er prettiger bij. Hier trouwens meer tips over het houden van gespreksrondes.
  5. Begin niet meteen met de inhoud, maar doe een check-in of openingsronde.
    Zeker in deze tijden maken mensen soms heftige dingen mee. Dan is het nuttig dat de groep weet heeft van hoe iedereen erbij zit. Dit kan ook de concentratie op de vergadering en de besluitvorming bevorderen. Net als het signaal ‘Klaar voor de start’ in de sport.Er zijn verschillende manieren voor zo’n check-in. Bijvoorbeeld, ieder kan zelf bepalen wat hij of zij kwijt wil. Je kunt ook vragen ‘wat zijn je verwachtingen?’ Of ‘hoe zit je erbij?’

    Wij hanteren zelf graag de laatste omdat we daarmee verbinding maken met de hele persoon en niet alleen de functionaris. Wij hebben gemerkt dat zo’n ronde aan het begin, bijdraagt aan een goede sfeer en het de besluitvorming bevordert.

    In het verlengde van de check-in of openingsronde: sluit de vergadering af met een slotronde. Daarin evalueer je met elkaar de vergadering. Je oogst wat goed ging en wat er een volgende keer beter kan. Het bevordert ook dat je in verbinding uit elkaar gaat.

  6. Maak onderscheid tussen beeld- menings- en besluitvorming.
    Door de behandeling van agendapunten op te knippen in deze fasen, creëer je overzicht. Deelnemers weten waar ze uithangen in het proces. Je voorkomt dat een paar mensen al met oplossingen of besluiten aan de gang gaan, terwijl de rest niet weet waar het precies over gaat. Ook voorkom je dat er tijd verloren gaat met discussies (meningsvorming), gebaseerd op verschillende en soms verkeerde informatie (beeldvorming). Natuurlijk kun je altijd fasen overslaan als die eigenlijk al zijn afgerond. Bijvoorbeeld omdat er al een informatiesessie is geweest waardoor eenieder weet hoe het ervoor staat. In deze links vind je meer over het succesvol gebruiken van beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming.
  7. Gebruik eventuele spanning om samen creatief te worden.
    Verschillen de meningen? Of is er overwegend bezwaar tegen een besluit? Maak altijd eerst de ronde af. Vraag naar de argumenten achter de mening of het overwegende bezwaar. Doe moeite om elkaar te begrijpen. Gebruik de verschillen om samen het hele plaatje te zien en tot nieuwe inzichten en oplossingen te komen. Ga puzzelen, niet poweren (je eigen gelijk doordrukken). Het besluitvormingsproces wordt er beter van, de besluiten ook. Vaak is er meer mogelijk dan je vooraf denkt.
    Zoek niet naar de beste oplossing maar een die werkbaar is: doe meer met ongeveer. Vraag daarom niet of iedereen het met een besluit eens is, maar of er overwegende bezwaren zijn. Los ze samen op. Of neem ze mee als meetcriteria die we tijdens de uitvoering van een besluit in de gaten houden. En waarop we bijsturen, indien nodig.

Dit is slechts een greep uit onze jarenlange ervaring met (online) sociocratisch vergaderen.

Kom je er niet helemaal uit, aarzel niet om ons te bellen of mail ons op info@sociocratie.nl. We geven graag vrijblijvend advies.

Desgewenst helpen we je op weg door bijvoorbeeld een online vergadering samen voor te bereiden en een keer te leiden.

Veel succes!